P.A.R.A – Wyższy Poziom Organizacji

Czym jest P.A.R.A ?

P.A.R.A to system organizacyjny, stworzony przez Tiago Forte.
Nazwa pochodzi od tworzących go pierwszych liter, czterech kategorii.
Każda z kategorii odpowiada za informacje, z których korzystamy w życiu lub w pracy.

P.A.R.A =

P – Projects / Projekty
A – Areas / Obszary
R – Resources / Zasoby
A – Archives / Archiwa

PROJECTS → Projekty

Projektem nazywamy zbiór zadań, które mają wyraźnie określony cel i zakres. Każdy z nich jest powiązany z naszymi wcześniej opracowanymi celami. Ważne jest to, że projekt nie może trwać w nieskończoność, dlatego ma z góry zaplanowany czas zakończenia i tyczy się to również zawartych w nim zadań.

Przykładami projektów są:

  • zorganizowanie imprezy urodzinowej
  • opracowanie reklamacji od klienta
  • wycieczka w Bieszczady

Jakie przykładowe informacje powinniśmy umieszczać w tej kategorii?

  • konkretne wskazówki, które pozwolą nam na szybką i efektywną realizację projektu
  • plan projektu
  • harmonogram pracy
  • informacje wyjściowe danego projektu

AREAS → Obszary

Obszarem nazywamy sfery naszego życia, za które jesteśmy odpowiedzialni.
Nie mają daty ukończenia lub ostatecznego celu, ponieważ koncentrujemy się na nich przez cały czas. Obszary bardzo rzadko się zmieniają. To od nas zależy czy skupimy się na nich mocniej lub słabiej.

Przykładami obszarów są:

  • Relacje
  • Zdrowie
  • Rozwój
  • Ogród
  • Efektywność
  • Rodzic

Jakie przykładowe informacje powinniśmy umieszczać w tej kategorii?

  • notatki z informacjami dot. danych obszarów np. lista przyjmowanych lekarstw
  • budowane nawyki

RESOURCES → Zasoby

Zasoby to wszystkie tematy, informacje czy zagadnienia, które są naszym przedmiotem zainteresowania.

Przykładami zasobów są np.:

  • marketing
  • kawa
  • jakie książki warto przeczytać?
  • języki obce

ARCHIVES → Archiwa

W skład kategorii archiwum wchodzą wszystkie zakończone lub nieaktywne projekty, obszary za które nie jesteśmy już odpowiedzialni oraz zasoby, które nie są już objęte naszym zainteresowaniem.

Archiwum nie jest śmietnikiem.

Jest to bardzo ważne miejsce, z którego w przyszłości, możemy wynieść jeszcze wiele cennych informacji.
Na przykład zebrane, ukończone projekty, pokazują nam co zrealizowaliśmy w danym okresie. Zawarte w nich informacje, mogą posłużyć do innych projektów.

Podsumowując:

Nasze życie składa się z zadań. Zadania tworzą projekty.
Projekty wchodzą w skład różnych obszarów naszego życia.
Cały proces jest wspomagany przez zebrane przez nas zasoby.
Wszystko ma jednak swój koniec, dlatego wszystkie zakończone działania znajdują się w archiwach.

Jakie są zalety stosowania P.A.R.A ?

  • system jest prosty w budowie oraz utrzymaniu
  • nasze wszystkie informacje są zorganizowane w uporządkowany sposób
  • łatwo wyszukujemy potrzebne informacje
  • łatwo zapisujemy nowe informacje w odpowiednim miejscu
  • łatwy do zaimplementowania przy użyciu różnych narzędzi/aplikacji
  • usprawnia naszą pracę

Wdrożenie P.A.R.A

Implementacja systemu nie jest wymagająca.
Cały proces został podzielony na kilka prostych kroków.

Krok 1 – Określ narzędzia

P.A.R.A opiera się głównie na zarządzaniu cyfrowymi informacjami. Nawet jeżeli przechowujemy coś w formie papierowej, to staramy się to zdigitalizować.

Bardzo ważne jest dobranie odpowiednich narzędzi, które wspomogą nasze działanie. Osobiście zalecam korzystanie z aplikacji, które można używać z poziomu smartfonu, przeglądarki oraz pulpitu. Dzięki takim wieloplatformowym rozwiązaniom będziemy w stanie pracować praktycznie z każdego miejsca, o każdej porze.

Co warto zastosować?

1. Aplikacja do zarządzania zadaniami.

Główny prym w naszym życiu prowadzą zadania na czele z dużymi projektami. Dlatego dobra aplikacja to-do będzie naszym nieodzownym przyjacielem.

Sprawdźcie artykuł 5 Najlepszych Aplikacji To-Do w 2021 Roku, aby wybrać swoją ulubioną.

2. Notatnik cyfrowy

Pomysły, plany, myśli – są to cenne informacje. Potrzebujemy miejsca, gdzie możemy je zapisać. Dlatego notatnik jest niezbędnym narzędziem w naszej codziennej pracy.

Sprawdźcie artykuł 5 Najlepszych Aplikacji Do Notowania w 2021 roku, aby wybrać swój ulubiony.

3. Dysk zewnętrzny jako usługa chmury

Popularne rozwiązania zewnętrznych dysków w chmurze pozwalają na dostęp do plików z każdego miejsca na świecie gdzie jest dostęp do internetu. Szybkie i bezpieczne zapisywanie plików, to na czym nam zależy.

Na chwilę obecną możemy wymienić cztery najpopularniejsze usługi chmur:

  • google drive
  • onedrive
  • dropbox
  • icloud

Podsumowując:

Wybierzcie te aplikacje, z których będzie się Wam najlepiej korzystało. To narzędzia są dla nas, nie my dla narzędzi. Pamiętajcie, żeby przepływ informacji pomiędzy każdą z aplikacji był jak najprostszy.

Krok 2 – Zacznij od archiwum

Nieważne czy mamy tylko jeden plik na pulpicie oraz jedną notatkę, czy wielki bałagan w każdym cyfrowym zakamarku. Zaczynamy wszystko od nowa.

W każdym wybranym programie stwórzcie folder i nazwijcie go Archiwum lub Archives.
Następnie wrzucamy do niego wszystkie pliki / notatki / zadania – w zależności od rodzaju narzędzia.

Potrzebne informacje będą z tego folderu wyciągane i przekładane bezpośrednio do odpowiednich miejsc. To, co pozostanie, będzie bezpiecznie zasilało naszą bazę archiwum.

Krok 3 – Stwórz folder dla każdego otwartego projektu

Przyszła pora na najważniejszą kategorię – projekty.
Analogicznie stwórzcie foldery dla Waszych projektów, które zamieście w jednym dużym folderze Projekty lub Projects.
Pamiętajcie o prawidłowej interpretacji projektów (warto w tym miejscu przejść na chwilę do rozdziału „Różnice pomiędzy kategoriami”).

Ważną kwestią jest to, aby pomiędzy aplikacjami, nazywać każdy folder tak samo, z taką samą interpunkcją.
Ułatwi to nam późniejszą pracę i wyszukiwanie informacji.

Następnie przenieście wszystkie potrzebne informacje do odpowiednich folderów z projektami, tak aby móc znaleźć je w jednym miejscu.

Krok 4 – Obszary i Zasoby

Na sam koniec, stwórzcie osobny folder Obszary lub Areas, oraz Zasoby lub Resources.

Zasada jest taka, że tworzymy nowe foldery tylko wtedy, gdy jest to konieczne. Nie tworzymy niczego „na zapas”, ponieważ spowoduje to tylko bałagan w naszym nowo powstałym systemie.

Podsumowując:

W każdej aplikacji (jeżeli jest to możliwe) tworzymy cztery kategorie:


1. Projects
2. Areas
3. Resources
4. Archives

lub (jeżeli wolimy mieć polskie nazewnictwo)

1. Projekty
2. Obszary
3. Zasoby
4. Archiwa

Najważniejszymi kategoriami są Projekty, gdzie trzymamy wszystkie niezbędne informacje, aby iść z pracą cały czas do przodu.

We wszystkich czterech kategoriach tworzymy kolejne foldery tylko wtedy gdy jest to wymagane.

Wszystkie kategorie oraz foldery w nich zawarte powinny być zaimplementowane w każdej aplikacji, którą używamy do utrzymywania systemu. Również z takim samym nazewnictwem.

WSKAZÓWKA*

Ciekawym rozwiązaniem jest stworzenie dodatkowego, piątego folderu inbox, do którego wrzucamy informacje zapisane „na szybko”. Przy przeglądzie lub pracy, przerzucamy informacje do odpowiednich kategorii.


Zapisując się do darmowego newslettera, otrzymujesz również dostęp do darmowych szablonów Notion, dzięki którym łatwo zaimplementujesz gotowy system P.A.R.A.


Różnice pomiędzy kategoriami

Projekty vs Obszary

Na początku łatwo jest zinterpretować obszar jako projekt. Prawidłowe rozróżnienie pozwoli nam na efektywniejsze działania i skuteczniejsze wykorzystanie całego systemu.
Główną różnicą pomiędzy projektem a obszarem jest to, że projekt jest serią zadań i ma określony termin ukończenia. Natomiast obszar nie ma zdefiniowanego terminu i ma głębsze znaczenie. To projekty wychodzą z obszarów, a nie na odwrót.

Przykład:

Obszar → Projekt
Zdrowie → Osiągnięcie wagi 85 kg do końca maja.
Finanse → Zwiększenie zarobków o 5% do końca roku.
Relacje → Zorganizowanie urodzin siostry.

Na pierwszy rzut oka, banalnie proste.
Z drugiej strony, często mamy projekty typu „Blog”, z których wychodzi seria zadań. Zadania są realizowane, a te nowe stale dodawane. Praca idzie do przodu, ale tak naprawdę, nie wiemy kiedy się skończy nasz projekt „Blog” – prawda? W tym przypadku, nasze działanie nie będzie miało końca.Tak naprawdę „Blog” jest naszym obszarem, nad którym skupiamy uwagę przez dłuższy czas.
Z obszaru powinny wychodzić projekty typu „Artykuł o P.A.R.A”, „Przygotowanie lead magnet” czy „Stworzenie newslettera”. W dłuższej perspektywie będziemy dzięki temu w stanie zobaczyć jak wiele projektów złożyło się na „Blog”, gdzie zaczynaliśmy, a gdzie jesteśmy obecnie oraz jaką pracę wykonaliśmy, żeby to osiągnąć.

Podsumowując:

Z każdego obszaru wychodzą nasze pewne cele. Żeby je osiągnąć, powinniśmy stworzyć projekty. Projekt wymaga od Ciebie skupionego działania bez rozproszeń, natomiast obszar jest utrzymywany dzięki zbudowanym nawykom, relacjom, zdobytej wiedzy.

Obszary vs Zasoby

Jak nie pomylić się pomiędzy obszarem a zasobem?
Główna wskazówka znajduje się w definicjach. Przypominając, obszarem nazwiemy takie strefy, za które jesteśmy odpowiedzialni i dążymy do utrzymywania ich na wysokim poziomie. Natomiast zasoby, to strefy przede wszystkim naszych zainteresowań.

Czy obszarem może być odżywianie?
Oczywiście. Jest to ważna strefa naszego życia, gdzie możemy planować posiłki, listy zakupowe, kontrolować dietę itp.

Czy odżywianie może być zasobem?
Jeżeli nie zostało zdefiniowane jako obszar, a jest to temat naszych zainteresować to, tak może być. Gdy już mamy taki obszar, to zasobami, które będą ten obszar wspomagać mogą być takie tematy jak: „Dieta ketogeniczna”, „Jak korzystać z postów okresowych”, „Książka: Zdrowe jelita”.

Przepływ informacji

Zebrane informacje nie muszą być, a finalnie nie będą cały czas w jednej tej samej kategorii. Naturalnie przechodzą z jednego miejsca do drugiego, w zależności od sytuacji. Zdobyte informacje w jednej kategorii, są często motorem napędowym do stworzenia folderu w innej.

Projekty mogą zmienić się w:

a) obszary:

Krótkoterminowe projekty mogą zmienić się w długoterminowe, a finalnie, w stale utrzymywane obszary. Przykładem może być wstępny projekt założenia bloga, który przeobraził się w obszar, z którego wychodzą teraz nowe projekty.

b) zasoby:

Podczas pracy z projektem powstaje wiele notatek z cennymi informacjami, które mogą stać się naszym polem zainteresowania. Zamiast przerzucać wszystko do archiwum, można przenieść zdobytą wiedzę do zasobów i kontynuować jej zbieranie.

c) archiwa:

Nie rozpisując się – podstawową funkcją archiwum jest przechowywanie nieaktywnych projektów.

Pozostałe kategorie

Podobnie można postąpić z pozostałymi kategoriami. W zależności od sytuacji to zasoby mogą zamienić się w obszary, a obszary w projekty. System P.A.R.A nie jest twardym, niezmieniającym się ciałem stałym, a bardziej cieczą, dostosowującą się aktualnych sytuacji.

Zakończenie

Mam nadzieję, że zainteresowałem Was tym artykułem do próby organizacji własnej przestrzeni na zasadach P.A.R.A.
W jednym ze swoich artykułów Tiago Forte napisał: „Złożone systemy trzeba rozwijać, a nie tworzyć”.
Dlatego nie skupiajcie się na perfekcyjnym ułożeniu każdego elementu z samego początku, tylko na rozpoczęciu i spokojnym rozwoju.


Zapisując się do darmowego newslettera, otrzymujesz również dostęp do darmowych szablonów Notion, dzięki którym łatwo zaimplementujesz gotowy system P.A.R.A.

Bibliografia

Powyższy tekst powstał dzięki udostępnionym artykułom Tiago Forte, gdzie dzieli się założeniami P.A.R.A.
Poniżej znajdziecie wszystkie linki, które pomogą Wam w dalszym pogłębianiu wiedzy na temat tego systemu.

One Comment

cukrowata 10 listopada, 2021 Reply

Dzięki Adrian za ten artykuł! Teraz łatwiej zrozumieć mi różnicę pomiędzy obszarami a zasobami 🙂 Pozdrawiam!

Dodaj komentarz